Stratejik Satın Alma ve Tedarikçi Yönetimi

Günümüzün çetin küresel rekabet ortamında işletmelerin satın alma faaliyetleri ve satın alma departmanları çok daha fazla önem arz etmeye başlamıştır. Kabaca tanımlayacak olursak satın alma, işletmenin ihtiyacı olan bir mal veya hizmetin işletme  dışı kaynaklardan temin edilmesi demektir. Mevcut tanımı biraz daha açarsak satın alma, ihtiyaç olunan mal veya hizmetler için teklif/fiyat toplama, değerlendirme ve en uygun fiyatlısını seçerek sipariş verme ve bunların temin edilmesine olanak sağlayacak  şartların hazırlanması (Tedarikçi kontratları, sevkiyat şekillerinin belirlenmesi vs.) süreçlerinden oluşan faaliyetler bütünüdür.

Bugün satın alma departmanı hızla büyüyen bütçeleri yöneten, sürekli olarak piyasayla ve işletme içindeki tüm departmanlarla onların ihtiyaçlarını karşılamak için iletişim halinde olan, ürünün kalite düzeyine ve işletme karlılığına direk etki eden hayati bir departman haline gelmiştir.

Ancak hala bir çok işletmede satın alma faaliyetleri ihtiyaç olunan malzemenin en ucuz yolla kapatılması, tedarikçilerin itilip kakılması ve bu işin bir güç gösterisi gibi yapılması şeklinde yapılmaktadır. Ayrıca işletme içinde de satın alma genelde az sayıda personelden oluşan tali bir departman olarak görülmekte ve değerlendirilmektedir.

Günümüzün bakış açısıyla satın almayı yeniden tanımlayacak olursak; bir takım kriterlerle titiz bir şekilde belirlenmiş tedarikçilerden, belirlenmiş standart ve teknik spesifikasyonlara uygun mal veya hizmetlerin  süreklilik arz edecek şekilde optimum  fiyat ve öedeme şekli ile istenen zamanda ve miktarlarda temin edilmesidir diyebiliriz. Dolayısıyla artık satın alma departmanları kurumsal yapının içinde uzmanlaşmış nitelikli personelden oluşan, iş tanımları ve işbölümü net bir şekilde belirlenmiş, yetki ve sorumlulukları artmış bir departman durumuna gelmişlerdir. Satın alma yönetimi zaman, fiyat, miktar, kalite ve kaynak/tedarikçi olmak üzere beş temel ayak üzerine oturur. Yukarıda verilen tanım ise aslında bu beş ayağın birleşimidir.

Görünüşte satın alma kendisine verilen bütçeye göre alımlar yapan yani para harcayan bir bölümdür. Aslında satın alma, bazı işletme maliyetlerin minimize edildiği bir departmandır. Ticarette “Para bir malı satarken değil, alırken kazanılır” diye bir söz vardır. Son derece doğru olan bu sözü açar isek; satın alma bir mal veya hizmeti satın alırken uygun maliyetle alır ancak işi daha bitmez. Çünkü satın alma departmanı aynı zamanda bir stok planlama ve yönetme departmanıdır. Yani siz istediğiniz kadar ihtiyaç olunan malı ucuza alın, iyi bir stok yönetimi icra edemezseniz ucuza aldığınızı zannettiğiniz malzeme size kısa bir süre sonra çok dah yüksek bir fiyata mal olur. Maliyet sadece alınan malın faturasıyla ölçülmez. Örneğin iyi yapılmayan bir planlama sonucu eksik miktarda alınan bir yedek parça, üretimi veya satış sonrası müşteri hizmetini aksatacaktır. Yada tam tersi gereğinden fazla alınan bir malzeme atıl stokların oluşmasına ve stok maliyetlerinin yükselmesine sebep olacaktır. Sonuç olarak satın alma departmanı aynı zaman da stok yönetiminden de direk sorumlu olarak işletme hedeflerine göre etkin bir stok yönetim politikası belirlemek ve bunu etkin bir şekilde uygulamak zorundadır.

Satın almanın temel unsuru olan ihtiyaç duyulan mal veya hizmetin temini, tedarikçisi veya piyasada arzı yoksa yapılamaz. Bu ise işletme akışının durması veya aksaması demektir. Bu durumda da strarejik satın alma yönetiminin fonksiyonlarından biri olan tedarikçi ilşikileri yönetiminin hayati önemini ortaya çıkmaktadır. Daha düşük maliyetlerle daha esnek ve daha kaliteli hizmet almak istenen tedarikçilerle ilişkilerin yönetimi klasik bir satın alma ve kaynak bulma çalışmalarının ötesinde, çok daha farklı nitelik gerektiren bir yapıdadır. İşletmenin kalite politikasına uyum sağlayacak, istenen standartlardaki malzemeyi (Örneğin yedek parçayı) verebilecek imalatçıyı bulma, bu imalatçıyı geliştirme, onu yaşatacak kadar iş verme ve performansını ölçerek değerlendirmek gerçekten son derece zor ve titizlikle takip edilmesi gereken bir iştir.

Maalesef yaygın olduğu üzere tedarikçiden satın alma yapmanın ona sunulan bir lütuf olduğunu düşünmek ve böyle davranmak eninde sonunda o tedarikçinin kaybedilmesi demektir. Kaybedilen bir tedarikçi ise ya rakip firma saflarına geçer yada piyasa da size karşı sıkı bir rakip olur. Aslında burada kaybedilen sadece tedarikçi değil aynı zamanda rekabet etme gücünüzdür. Küresel rekabette tedarik zincirinin önemi arttıkça tedarikçi ilişkilerinin de önemi artmıştır. Tedarikçilerini işe dahil eden, tasarım ve ar-ge çalışmalarında birlikte yol alan ve dağıtım vs. gibi işleri birlikte yapan işletmeler piyasada rakiplerine karşı avantajlı konuma geçmekle kalmaz, bunun yanında lojistik ve envanter  maliyetlerinde de ciddi tasarruflara gidebilirler. Yakın geçmişte Toyota’nın bunu son derece başarılı bir şekilde uygulayarak nasıl devleştiği hala hafızalardadır.

Tedarikçi yönetiminde tedarikçi performans ölçüm ve değerlendirme son derece önemli bir konumdadır. Bu nedenle tedarikçi performans ve değerlendirme sistemi kurumsallaşma yolunda ilerleyen bir işletmede mutlaka kurulması ve etkin bir şekilde işletilmesi gereken bir zorunluluktur. Bunun için mutlaka fiyat, kalite, tedarikçi çalışanına kolay ulaşabilme, siparişi verilen malzemelerin zamanında ve istenen miktarlarda yapılan teslimatların oranları, bu teslimatların ambalajlama ve sevkiyat kalitesinin ölçümü vs. tedarikçi anahtar performans göstergeleri belirlenmeli, periyotlar halinde ölçümlenip raporlanmalıdır. Bu raporların sonucu ise  tedarikçi geliştirme çalışmalarına temel oluşturmalıdır. Bunun içinse öncelikli olarak  bir tedarikçi geliştirme planı titizlikle oluşturulmalı ve bu plan dahilinde tedarikçiler iyileştirilmeye ve geliştirilmeye çalışılmalıdır. Tedarikçisini geliştiren ve ona yatırım yapan bir kurumun aslında kendi geleceğine yatırım yaptığı unutulmamalıdır.

Tedarikçiler birer stratejik ortak olarak görülmeli hedeflenen vizyonlara ulaşmada beraber yol alınacak yoldaşlar olarak değerlendirilmelidir. Dolayısıyla tedarikçileriyle etkin ve verimli bir işbirliği yapan işletmeler sektörlerinde rakiplerine karşı her zaman bir adım öndedirler.

M.Rıza Altuğ