05 Şub Yedek Parça Tedarik Zincirinde Kamçı Etkisi
Yedek Parça Tedarik Zincirinde Kamçı Etkisi
Ürün ve hizmetlerin ilk üreticiden son tüketiciye kadar yaptığı yolculuğu ifade eden tedarik zinciri aynı zamanda bilgi akışının da gerçekleştiği bir sistemdir. Bilginin akışı esnasında ortaya çıkacak olan sapmalar ve çelişkiler tüm zincir boyunca artarak ilerleyecek ve birbirleriyle sürekli iletişim halinde olan zincir üyelerine olumsuz olarak yansıyacaktır.
Bu durumu çocukken oynadığımız kulaktan kulağa oyununa benzetebiliriz. Birinci oyuncu tarafından söylenen cümle İlk kulaktan son kulağa genelde değişerek ulaşır ve son oyuncu ilk cümle ile alakası olmayan bir cümle telaffuz edebilir.
Tedarik zincirinde bir üyenin kendisinin altında yer alan üyeden aldığı talepler (siparişler) ile bu taleplere istinaden bir üstünde yer alan üyeye verdiği siparişler zincirde bilgi akışı olarak değerlendirilebilir. Bu sipariş alma ve verme işlemleri esnasında ortaya çıkabilecek aksaklık ve çarpıtmalar zincirin en altından en üstüne doğru dalga dalga artarak devam edecektir. Bu durum ileriye doğru savrulan bir kamçının dalgalanmasına benzetilerek literatürde Kamçı Etkisi (Bullwhip Effect) olarak tanımlanmıştır. Kamçı Etkisi başka bir ifade ile tedarik zincirinde talebin son müşteriden başlayarak, perakendeci, bayi veya yetkili servise, oradan ana firmaya ve oradan da tedarikçi ile onun tedarikçilerine kadar büyüyen dalgalar şeklinde gitmesini ifade eder.
Tedarik zincirinde bir basamaktan diğerine geçilirken meydana gelen bilgi sapması veya kaybı asıl stokların yanında yüksek miktarda emniyet stoklarına tutulması nedeniyle envanter maliyetlerinin yükselmesine, tedarikçilerin yüksek üretim maliyetleriyle karşılaşmasına ve düşük müşteri hizmet seviyelerine neden olmaktadır. Talepte dalgalanmalar arttıkça, müşteri taleplerini zamanında karşılayamayan zincir üyeleri bu durumu tekrar yaşamamak için gereğinden fazla stok tutma eğilimine girerler ve bunun içinde olması gerekenden çok daha fazla siparişi bir üst basamaktaki üyeye iletirler. Kamçı etkisini oluşturan temel etken, tedarik zincirinde bir üst basamaktaki üyeye verilecek sipariş miktarlarıyla ilgili karar alınırken veri olarak son müşteri talebi değil de bir alt basamaktan gelen sipariş miktarının girdi olarak kabul edilmesidir. Ayrıca talep tahminlerinde yapılan hatalar ve bu hataların sonucunda da sık sık yapılan talep tahmin düzeltmeleri de Kamçı Etkisini oluşturan dalgalandırmalara ek dalgalar katmaktadır.
Sipariş miktarlarında büyük çelişki ve değişkenliklere yol açan Kamçı Etkisini azaltmak veya engellemek için yapılması gereken öncelikli iş alt basamak talep kararlarının zincir süreçlerine etkisini minimize etmektir. Bu ise ancak iyi bir bilgi teknolojileri alt yapısıyla son ve doğru müşteri taleplerini, zincirin üst basamakları tarafından görülmesinin sağlanması ile mümkün olur. Ancak nihai müşteri taleplerinin sistem üzerinde görülmesi Kamçı Etkisini azaltır fakat tamamen yok etmez. Buna yardımcı bir önlem de bayilerle ana firmaların bir araya gelerek talep tahminlerinde bulunmaları olabilir. Uzun tedarik süreleri de zincirdeki çelişki ve değişkenlikleri arttıran önemli nedenlerden biridir. Tedarik süreleri arttıkça sipariş miktarlarındaki değişkenlik artar ve fabrikaların üretim ve kapasite planı yapmaları zorlaşır. Yani siparişi zamanında karşılanmayan müşteri bir sonraki siparişini abartarak tedarikçiyi sıkıntıya sokar. Daha sonra yapılacak müşteri sipariş iptalleri ise özellikle zincirin üst basamaklarında yüksek yedek parça ve hammadde stoklarına dolayısıyla da yüksek maliyetlere neden olur.
Sipariş ve nakliye maliyetlerini göz önüne alıp zincirdeki bir üst üyeye sık sipariş açmak yerine uzun sabit sipariş rutinlerinde (Örneğin aylık siparişler) sipariş açan işletmelerde Kamçı Etkisini tetiklemektedirler. Özellikle MRP (Materials Requirements Planning-Malzeme İhtiyaç Planlaması) yöntemini kullanan ana firmaların (Distribütörlerin) siparişlerin ay boyunca biriktirilip daha sonra tek sipariş olarak üst üyeye iletilmesi tedarikçileri kararsız ve çelişkili siparişlerle karşı karşıya bırakır. Yani çok yüksek adetli bir siparişin ardından çok düşük adetli bir siparişin etkisi tedarikçiye ve daha üstüne verimsizlik ve maliyet olarak yansıyacaktır. Benzer şekilde kendi maliyetlerini düşünen ve buna göre davranan bayi veya yetkili servislerin yaptığı toplu siparişlerde Kamçı Etkisine neden olmaktadır. Yani bayiinin ilk siparişi çok fazla miktarda olup zincirin üst sıralarına doğru büyüyerek çıkacak, yüksek miktarlı sipariş nedeniyle oluşan stoklar yüzünden bir sonraki sipariş de beklide çok düşük adetlerde olacaktır veya hiç verilmeyecektir.
Tedarikçilerin, üreticilerin veya distribütörlerin zaman zaman yaptıkları promosyon, kampanya ya da pazar koşullarından dolayı gerçekleştirilen fiyat indirimleri Kamçı Etkisine neden olan bir başka etkendir. Bu avantajlı fiyatlardan faydalanmak isteyen servis veya bayiler ihtiyaçlarının çok üstünde yedek parça siparişi verecekler ve doğal olarak ta bu parçalardan fazla miktarlarda stoklara sahip olacaklardır. Bunların satışından istenen satış adetlerini yakalayamayan bayilerin uzun süre üzerlerinden atamayacakları atıl stokları oluşacaktır. Son olarak bayilerin tedarikçi tarafından bir ürünün çeşitli üretim ve tedarik sorunları nedeniyle az miktarda arz edileceğine inanmaları onları ihtiyaçlarından fazla adetlerde talep etmeye yani sipariş açmaya yöneltmektedir.
Kamçı etkisini azaltmak içinse ana firma başta olmak üzere tüm üyelere bazı sorumluluklar düşmektedir.
Ana firmanın veya distribütörün sorumlulukları
Stoklarına ait bilgileri mutlaka bayi ve servislerine iletmeli, değişiklikleri en kısa sürede bildirmelidir. En uygunu iyi bir bilgi teknolojisi alt yapısıyla hem kendi stoklarını bayilerine göstermeli, hem de onların stoklarını görebilmelidir. Servis ve bayilerde bulunması gereken ana yedek parça kalemleri ve stok adetleri belirlenmeli ve bunların bayi veya servisler tarafından tutulması sağlanmalıdır. Yani her bir bayi için, o bayinin kapasitesine, iş hacmine ve bölgesine göre tutması gerek ana bir yedek parça stoku oluşturulmalıdır. Bu stoklar iyi takip edilmeli ve bayi tarafından stokta yer alması gereken bir parçanın satılmasının ardından bu parçaya ait siparişin açılması sağlanmalıdır. Bayi ve yetkili servislere stok yönetimi ilgili gereken bilgi, eğitim ve yazılım desteği verilerek müşteri hizmet seviyesinin yükseltilmesi ve servis ciro ve karlılığının arttırılması sağlanmalıdır. Gerek kendisinin tedarikçilerine açtığı siparişler için gerekse de kendisine bağlı servislerin açtığı siparişler için; sipariş/tedarik süreç ve işlemlerinin kısaltılması ve daha yalın hale getirilmesini sağlamalıdır. Zincirdeki lojistik (Depolama ve nakliye) maliyetlerinin azaltılması için yetkili servis ve bayilerine gereken desteği vermeli ve bu konuda etkin çalışmalar yapmalıdır. Mümkün olduğu kadar sabit fiyat politikaları uygulamalı, promosyon uygulamalarından önce bayilerine bilgi verilmeli, sipariş miktarlarına göre aşırı ek indirimler yapılmamalıdır. Gerek kendisi, gerekse bayi ve tedarikçileri için bazı anahtar performans ölçütleri (Stok devir hızı, stok gün sayısı, sipariş karşılama oranları vs.) belirlemeli ve bunları sürekli ölçerek takip etmeli bunların sonuçlarına göre aksiyonlar almalıdır.
Yetkili servis veya bayinin sorumlulukları
Kendi müşterilerine yani nihai tüketiciye sattıkları parça miktar bilgilerini düzenli bir biçimde kayıt altına almaları ve bu bilgileri ana firmaya düzenli bir şekilde ve mümkün olan en sık aralıklarla iletmeleri gerekmektedir. (Eğer yukarıda değindiğimiz bir bilgi teknolojileri alt yapısı yoksa) Ana firmaya yapılacak siparişlerin mümkün olduğu kadar haftalık siparişler olmasına, verilecek haftalık sipariş miktarlarının da buna göre olmasına dikkat etmelidir.Tutması gereken ana bayi/servis stokunu çok iyi takip etmeli, harcanan parçanın yerine hemen yenisini koymalıdır.
Tedarikçilerin sorumlulukları
Parça veya malzeme üretim süreçlerini gözden geçirerek, alt basamak üyelerine verdikleri hizmet seviyesini yükseltmelidirler. Tedarik zinciri iyileştirme çalışmalarında ana firmaya tam destek vermeli ve bu çalışmaların içinde yer almalıdır.
Son söz olarak ta tüm zincirin ve sistemin iyi analiz edilip anlaşılması buna göre tedbirlerin alınmasının sonuçları tüm tedarik zinciri üzerinde bu sefer de dalga dalga iyileşmeler olarak görülecektir. Son müşteri talep bilgisinin merkezileştirilmesi ile belirsizliklerin azaltılması ve üyeler arsında uzun dönemli statrejik anlaşmaların yapılması da Kamçı Etkisini azaltacaktır.