Yedek Parça Tedarik Zincirinde Etkin Stok Yönetimi

Son yılların moda kavramlarından biridir tedarik zinciri. Peki, nedir tedarik zinciri ve ne işe yarar? Literatürdeki benzer tanımları toparlayıp özetlersek; Tedarik zinciri, birbiriyle ilişkili tedarikçiler, üreticiler, distribütörler, depolar, satıcılar (Bayiler, yetkili servisler, toptancılar, perakendeciler vs. ) ve dağıtıcılar (Nakliyeciler ve kargo firmaları) ile tüketicilerden oluşan, her üye arasında aşağı ve yukarı yönlü malzeme, bilgi ve para akışının olduğu sistemlerdir. Daha yalın bir tanımla tedarik zinciri ürün, hizmet ve bilginin ilk kaynaktan son tüketiciye kadar uzanan süreçlerdeki yolcuğunu ifade eder.

Satış sonrası faaliyetlerinden yedek parça hizmetleri de bu zincir içinde dolaşarak nihai kullanıcıya ulaşır.

Tedarik zinciri yönetiminin aslında amacı, optimum stokla en yüksek hizmet seviyesine en düşük maliyetlerle ulaşmaktır. Bir işletme ürettiği ürün veya hizmeti müşterisine ileterek gelir ve kar elde etmeyi amaçlar. Stoklar bazı işletmelerin aktiflerinde önemli yer tutarlar. Ayrıca stokların likiditesi başka döner varlıklardan düşük ise stok yönetiminde yapılan hataların düzeltilmesi ve stokların nakde dönüşmesi uzun zaman alabilir ve pahalıya mal olabilir. Satıcı yedek parçayı satmak istediği anda elinin altında yani stoklarda olsun ister. Finans bölümü ise mümkün olan en az stok yatırımını yaparak mali kaynaklarını başka taraflara kaydırmak ister. İşte stok yönetimi bu iki uç arasındaki dengeyi kurmaya çalışır. Bu nedenle de stok yönetiminin dikkatlice ve titizlikle yapılması çok önemlidir.

Stok yönetimi iç ve dış müşterilerden gelen yedek parça taleplerini karşılarken stok eksikliği veya fazlalığı ile karşılaşmamak amacıyla, işletmenin pazarlama ve satış ile stok politikaları ve finansal koşulları ile zaman, miktar, fiyat ve kalite ölçütleri göz önüne alınarak tutulması gereken en uygun stok miktarının belirlenmesi, sipariş planlarının yapılıp buna göre siparişlerin verilip temin edilmesi ile temin edilen parçaların depolanmasına yönelik uygulamaları kapsar.

Stok yönetimi iyi bir stok politikası için üç önemli soruya cevap vermelidir:

1) Ne zaman sipariş verilmelidir?
2) Ne miktarda sipariş verilmelidir?
3) En uygun stok yatırım düzeyi ne olmalıdır?

Bu sorulara cevap verirken de aşağıda yer alan iki temel değişkeninde mutlaka göz önünde tutulması gerekmektedir.

a) Talep : İç ve dış müşterilerden gelen siparişlerdir.
b) Temin Süresi : Stok yenilemek için geçen süredir.

Yukarıda yer alan soruları sormayan ve temel değişkenleri dikkate almayan bir işletme ister büyük bir iş makinesi üreticisi veya distribütörü isterse de küçük bir yetkili servis olsun yüksek maliyetlerde düşük hizmet seviyesi sunarak müşteri memnuniyetsizliği yaratırlar. Dolayısıyla etkin bir stok yönetimi çapı ne olursa olsun tüm işletmeler için hayati öneme sahiptir. Kötü stok yönetimi ise tedarik zincirinin her aşamasına negatif olarak etki eder.

İyi bir stok yönetimi yapan işletme ve bu işten sorumlu çalışanların temel stok yönetim kavramlarını bilmelerinde fayda vardır. Temel stok yönetimi tanım ve kavramlarından bazıları ise şunlardır:

Stok: Hareketsiz duran her çeşit malzemeyi ifade eder, yani fiziksel bir varlıktır. Raflardaki yedek parçalar, hammaddeler, yarı mamuller, nihai ürünler vs. stokları oluşturur. Aslında stok, piyasa koşullarındaki değişiklikler, beklenmeyen ekonomik durumlar, mevsimsel dalgalanmalar veya ani talep değişimleri, vs. gibi belirsizliklere ve sistem içindeki verimsizliklere karşı işletmenin almış olduğu bir önlemdir.

Envanter: Stok kavramını kapsar ancak daha geniş anlamlıdır. Envanteri stokların parasal değeri olarak ifade edilebiliriz. Bir işletmede biri biriyle aynı anda ve paralel olarak işleyen üç tür envanter vardır:

1. Muhasebe Envanteri : Muhasebe kayıtlarındaki stokların değeridir.
2. Raf Envanteri : Fiilen depo rafındaki stokların değeridir.
3. Sistem Envanteri : Stok kontrol sistemindeki kaydi olarak bulunan, yani stok kartları veya stok kayıtlarına göre elde edilen değerdir

Raflardaki, stok takip sistemindeki ve mali kayıtlardaki stok adetleri, dolayısıyla da bunların parasal değerleri aynı olmalıdır. Bu üç envanter değeri farklı olan bir işletmede stok yönetim zafiyeti vardır. Başka bir deyişle verimsizlikler ve büyük bir olasılıkla da kontrol altına alınamadığı için ölçülemeyen ve ölçülemediği içinde bilinmeyen ve farkına varılmayan maliyetler vardır. Bu ise karlılıkların düşmesi, maliyetlerin yükselmesi yani ticari bir işletmenin var oluş amacından uzaklaşması demektir.

Bir işletme yukarıda da belirttiğimiz gibi çeşitli ölçütlere göre, satmak ve kar elde etmek amacıyla en uygun miktarda stok bulundurmalıdır. Uygun stok bulundurma ölçütlerini ise aşağıdaki gibi sıralayabiliriz:

• Dönem içi kullanım (satış) miktarı
• Ortalama tedarik süresi
• Hızlı / hareketli parçaların miktarı
• Emniyet stok miktarları

Emniyet stoku, taleplerdeki belirsizliklere karşı tutulan stok miktarıdır. Emniyet stoku işletmenin beklenmeyen ve aniden ortaya çıkan ihtiyaçlarının karşılanması ve uzun tedarik sürelerinden ve sorunlarından dolayı tutulur. Bu belirsizlikler yüksek ise emniyet stok adetleri de ister istemez yükselecektir. Buda stoklara bağlanan işletme sermayesinin daha da artması demektir.

Stok Kontrolü: Stok kontrolü üretim ve/veya satış planlaması için yapılır. Yani stok fazlalığı ya da stok yetersizliği ile karşılaşmamak amacıyla malzeme miktarlarının izlenmesi demektir. Stokların izlenmesi veya gözetimi sürekli gözetim ve periyodik gözetim olarak ikiye ayrılır.

Sürekli gözetim, stok miktarları ile envanter düzeylerinin ve sipariş miktarlarının çok sık aralıklarla (Örneğin günlük olarak) kontrol edilmesi demektir. Periyodik gözetim ise bu kontrollerin genel olarak aylık veya haftalık olarak yapılması olarak ifade edilebilir.

Açık siparişler (Backorder): Müşteri tarafından sipariş edildiği halde stok yetersizliği nedeniyle karşılanamayan dolayısıyla da satışa dönüşmeyen sipariş miktarı ve değeridir. Bu satış kaybı demektir ve aslında bir maliyettir. Bu maliyete ise yok satma maliyeti denir. Karşılanamayan müşteri talepleri mutlaka kayıt altına alınmalı, düzenli olarak raporlanmalı ve iyi bir şekilde analiz edilerek nedenleri bulunmalıdır. Bunun sonucuna göre de acilen gereken önlemler alınmalıdır. Bu yerinde önlemlerin sonucu işletmeye ciro artışı olarak geri döner.

Son söz olarak iyi tasarlanmış bir tedarik zincirinde etkin bir stok yönetimi son derecede önemli bir yer tutar. Bunu daha iyi anlamak için stoklarımızda yer alan her bir ürün veya malzeme yerine para destelerini koyduğumuzu hayal edersek etkin stok yönetiminden ne demek istendiği ortaya çıkar. Her bir fazla stok fazladan bir para destesi demektir. Tabiî ki eksiklikte kasamızda olmayan bir deste demektir. Özellikle ana firmalara düşen hem kendi personelini hem de yetkili servis ve bayilerindeki ilgili çalışanları stok yönetimi konusunda eğitmektir. Stok yönetim ekip üyelerinin titizlikle seçilmesi ve yaptıkları işlerin dikkatlice takip edilmesi gerekmektedir. Özellikle iş makineleri ve yan sektörlerde bu eğitim eksikliği net bir şekilde göze çarpmaktadır. Stoklarını iyi yöneten ve bu konudaki zafiyetleri en aza indiren bir bayi ana firmasına da olumlu olarak etki yapar.