Etkin Bayi Yönetimi ve Bayi Geliştirme Çalışmaları

Etkin Bayi Yönetimi ve Bayi Geliştirme Çalışmaları

Bayi ağı bir firma için en önemli stratejik ortaklıklardan birisidir. Bayiler bir kurumun veya markanın bayrağını sallayan yani pazarda onu temsil eden büyük bir güçtür. Ayrıca bayiler filtre gibidirler. Nasıl musluktan akan suyun tortusunu eleyip temiz su akmasını sağlayan filtreler varsa, bayilerde piyasının tortusunu alırlar.Tabiiki burada karşılıklı olarak bir ortaklık durumu vardır. Ana firma ve bayi arasındaki ortaklık kazan-kazan prensibi üzerine oturtulmalıdır. Ülkemiz gibi geniş bir coğrafya üzerine faaliyet gösteren bir şirket ancak sağlam temeller üzerine oturtulup iyi ve verimli bir şekilde yönetilen bir bayi ağı sayesinde büyüyüp gelişebilir. Bayilik sistemi uzun soluklu bir birlikteliktir ve bayiler kendilerini ana firmanın bir parçası olarak görmeli, ana firmada bunu bayilerine hissettirmelidir.

Maalesef iş ve inşaat makineleri sektörüne baktığımızda çoğu bayi ve yetkili servisin bayi görüntüsünden daha çok sıradan birer esnaf görünümünde oldukları, dolayıslada iş yapış tarzlarının da bu şekilde olduğu görülmektedir. Elbette bu konuda ciddi çalışmalar yapan ve oldukça iyi yol alan kurumlar ve markalar vardır. Ancak bunların sayısı çok fazla değildir ve katedecekleri daha çok fazla yolları ve yapacakları çok çalışmaları vardır.Bayi ağını kurmak, genişletmek veya geliştirmek isteyen bir firma ilk önce vizyonunu ardından da misyonunu belirlemek zorundadır. Vizyon o firmanın her şeyiyle, yani kurumsal kültürü, markası ve bayi ağı ile ileride örneğin 10-15 yıl sonra nerde olmak istediğinin ifadesidir. Misyon ise, vizyonda belirtilen noktalara nasıl ulaşılacağını ve nelerin yapılması geretiğini ifade eder. Bugün bir çok firmanın özellikle merkez binalarının girişlerinde klişe laflardan oluşan vizyon ve misyonlarının anlatıldığı panolar vardır. Olması gereken vizyon ve misyonun basma kalıp cümlerle panolarda kalmaması, tüm firma ve bayi ağı tarafından benimsenip hayata geçirilmesidir. Bunu bayiler ayağında yapacak olanlar ise bayi (Veya başka bir adıyla kanal) geliştirme bölümleridir.

Bayi geliştirme bölümünün görev ve sorumlulukları ise özetle şu şekilde tanımlanabilir

·         Yeni bayilik başvurularının toplanıp değerlendirilmesi, yeni bayiliklerin açılması ve takipleri,

·         Mevcut bayilerin durumlarının gözden geçirilip değerlendirilmesi gerekirse iptallerinin yapılması,

·         Bayi gelişim (Şirketin hangi bölgede kaç bayi ile temsil edileceğine ilişkin) planları hazırlamak ve bu planlara uyumu takip etmek,

·         Bayilerin ana firmayla yaptığı sözleşmelere ve bu sözleşmelerde yer alan marka ile şekil standart ve şartlarına uyumun takibi,

·         Bayilerin iş idaresi (Mali performanslarının karlılık ve verimlilik açısından, dönemler halinde değerlendirilmesi) faaliyetlerinin takibi ve raporlanması,

·         Bayi ağının daha verimli ve karlı çalışması için iş geliştirme projelerinin üretilmesi, hayata geçirilmesi ve takibinin yapılıp sonuçlarının raporlanması,

·         Şirket, marka, sektör vs. hakkındaki güncel bilgilerin bayi ağına aktarılması,

·         Bayi ağını geliştirici eğitim ihtiyaçlarının belirlenip, planlarının oluşturulması, uygulamaya konması ve raporlanmasıdır.

Görüldüğü gibi bayi geliştirme birimlerinin son derece kritik görev ve sorumlulukları vardır. Adına ister bayi geliştirme, ister bayi veya kanal yönetim departmanı deyin, bu birimin görev ve sorumlulukları belirlenmeli ve bu net bir şekilde bayi ağına anlatılmalıdır. Bayi veya yetkili servis sayısı fazla olan veya yakın bir zamanda artacak olan bir firmada bayi yönetiminden ve geliştirilmesinden sorumlu bir birim yoksa o firmanın bayilerinin esnaf görüntüsünden kurtulmaları mümkün değildir. Gelişmek, kurumsallaşmak ve özellikle de sektöründe global bir oyuncu olmak isteyen bir firma mutlaka bayi geliştirme departmanını kurmalıdır. Bu departmanın başına ise bu işi yapabilecek nitelikte lider vasıflarına sahip bir yöneticiyi atanmalıdır. Bu kişi tüm bayi ağının direk olarak temas kuracağı, bayiler üzerinde otorite sahibi olan ve aynı zamanda da sevilen ve sayılan biri olmalıdır.Bayi geliştirme departmanın yapacağı ilk çalışma bir bayi geliştirme ve çalışma planı hazırlamak olmalıdır. Hedeflerine ulaşmayı amaçlayan bir şirket bu hedeflerine ancak etkin bir şekilde yönetilen bir bayi ağı ile ulaşabilir. Bu ise önceden belirlenen vizyon temeli üzerine oturtulmuş, dikkatli ve titiz bir şekilde planlanmış ve aynı titizlikle icra edilen bir bayi geliştirme planı ile gerçekleşir. Çalışma planıdaki faaliyetler dikkatlice ve titizlikle yapılan bir bayi ağı ve sektör swot analizi yardımıyla planlanmalıdır. “Kurumsal bir yapının bir takım kriterlere tabi tutularak incelenmesi teknikleri” (http://www.kobitek.com) şeklinde tanımlayacağımız swot analizi ile ana firmanın ve bayilerin pazardaki konumları, güçlü ve zayıf yanları ile dışarıdan gelen tehditler ile faydalanılabilecek fırsatlar ortaya çıkaratılabilir. Bunların sonuçlarından yapılacak analizlerle ise ana firma ile bayi ağında iyi çalışan veya çarkın dönmesini aksatan noktalar kolaylıkla bulanabilir.

Bayi geliştirme ve çalışma planında mutlaka yer alması gereken önemli bir çalışmada bayi ve yetkili servis ağına ait bilgilerin güncellenmesidir. Mutlaka bayi veya servislere ait bilgilerden oluşan bir veri bankası oluşturulmalı ve burada depolanan bilgiler sistematik bir şekilde periyodik olarak güncellenmelidir. O bayinin insan kaynakları bilgileri (Personelin görevi, mezun olduğu okulu, aldığı mesleki eğitimler, varsa başka yetkinlikleri, kişisel bilgileri vs.), bayinin işini yapmak için gerekli olan fiziki alan, malzeme ve ekipman envanteri (Masa ve sandelyelerden ofis ekipmanlarına, serviste kullanılan bakım ve onarım aparatlarından ofis, depo veya servis alan ölçümlerine kadar herşey), bölgesinde yer alan müşteri portföyü, bunlara ait iş makinesi parkı (Örneğin müşteri bir hazır betoncu ise kaç adet beton pompası, mikseri vs. var, bunların marka ve modelleri vs.) bilgileri mutlaka tutulmalı ve her değişiklik mutlaka güncel olarak kaydedilmelidir.

Planda mutlaka yer alması gereken bir çalışma ise bayi eğitimleridir. Bayi personel bilgileri ile tüm bayilerinizi kapsan toplu veya bölgesel eğitim ihityaçları belirlenebilir ve eğitim faaliyetleri hayata geçirilebilir. Yapılan eğitimlerin dökümanları mutlaka bir sanal kütüphanede toplanmalı ve isteyen şirket veya bayi personelinin bunlara kolaylıkla ulaşması sağlanmalıdır.

Bayilerin performans ölçüm ve değerlendirme sistematiğide bu planla oluşturmalı ve hayata geçirilmelidir. Bayilerin performanslarını ölçmek ve değerlendirmek için anahtar performans göstergelerinin belirlenip takip edilmesi gereklidir. Bu göstergeler ise aşağıda yer alan bayi başarı alanlarına göre belirlenir:

·         Cirolar ve karlılıklar,

·         Ürün, yedek parça veya malzeme stok seviyeleri,

·         Satın alma ve lojistik faaliyetleri,

·         Mali yapısı, finans yönetimi ile tahsilat ve risk yönetimi,

·         Pazarlama stratejileri ile kampanya yönetimi,

·         Bilgi teknolojileri alt yapısı,

·         İnsan kaynakları yönetimi.

Belirlenen anahtar performans göstergeleri (Ciro/karlılık hedeflerine ulaşma, stok devir hızları, müşteri memnuniyet anket sonuçları vs.) sistematik bir şekilde takip edilmeli ve raporlanmalıdır.

Bayi yönetiminin önemli fonksiyonlarından biri de bayi denetimleridir. Bayi geliştirme müdürü veya sorumluları ile satış müdürlerinin yaptığı ziyaretlerde mutlaka bayilerin ana firma ile yaptıkları sözleşmelere uyup uymadıkları, pazarlama, reklam veya müşteri memnuniyeti uygulamalarında ana firma ile beraber hareket edip etmedikleri ile diğer prosedürleri uygulama becerileri gözlenmeli ve daha sonra ziyaret raporları ile üst yönetime bilgi vermelidirler. Ayrıca bayi geliştirme departmanının koordine edeceği bir denetleme sistemi kurulmalıdır. Bu denetimin temelini titizlikle hazırlanacak bir kontrol listesi (Check-list) oluşturmalıdır. Aynen ISO 9001 sertifika denetimleri gibi belirli periyotlarda (Örneğin yılda 2 defa) yapılacak denetimlerin sonuçları direk olarak bayilere sene sonunda verilecek satış primlerine etki etmesi sağlanmalıdır. Yani primlerin belirlenen makul bir yüzdesi denetim sonuçlarına göre verilmelidir. Ayrıca üst üste birkaç dönem denetimlerden geçer not alamayan bayilerin devamlılığı sorgulanmalı ve gerekirse bayilik iptal prosedürleri başlatılmalıdır. Tüm bunlar ise bayilerin denetimleri ciddiye almalarını ve bu denetimlere hazırlanmalarını sağlayacaktır.

Bayi ağına yönelik olarak yapılan çalışmalar ile bir yandan bayi ağı ile ana firma ilişkileri canlı ve sıcak tutulurken, diğer yandan ciroların ve karlılıkların arttırılması, yüksek ve kaliteli hizmet seviyesi ve sonucunda sağlanan müşteri memnuniyeti ile yüksek bir kurum ve marka imajının oluşması sağlanır. Unutulmaması gereken önemli bir nokta bayi para kazandığı sürece vardır ve kar ettiği sürece ana firmanın peşinden gider. Bu ise ancak etkin bir bayi yönetimi ile sağlanır ve dolayısıyla da bayisi para kazanan, yüksek müşteri memnuniyeti sağlayan, pazarda rahatça rekabet eden bir şirkette hedeflerine ulaşarak geleceğe güvenle bakabilir.